如何過著更有生產力的生活,學習專注,認識心流

圖片來源:https://goo.gl/EphYDf

在現代忙碌的生活中,想要更有生產力。沒什麼訣竅,就是要找回專注力和使用好工具。已故蘋果創辦人賈伯斯(Steve Jobs)曾跟庫克(Tim Cook)說:「【專注】的重要性,不管是在工作還是個人生活中,你只能做好一部分事情,你必須做出取捨,選擇那些你可以做出成就的事情。」
 
【1】所以我透過駭進人生系列文章與大家分享:《寫給愛做筆記的我們,如何用筆記產生創意、想法?》《如何找回的專注力變成習慣?》來學習專注和使用好工具。對於平常上班已經夠累的自己來說,若沒有有效的方法,是無法維持一個Blog、良好的學習和人生計劃、閱讀習慣和運動目標。

為什麼要學習專注?

找回專注力的好處,會開始進入一個非常棒的狀態-,心流【2】(英語:Flow),也有別名以化境(Zone)表示,亦有人翻譯為神馳狀態,定義是一種將個人精神力完全投注在某種活動上的感覺;心流產生時同時會有高度的興奮及充實感。
 
心流不僅僅在工作上,連運動時也會進入心流的狀態,達成這個狀態,大腦會自動養成習慣。對心流有興趣的朋友可以看《恆毅力:人生成功的究極能力》Angela Duckworth(2016)有詳細的介紹。【3】如何進入心流的狀態?很簡單!提昇專注力和排除雜訊,透過一些工作管理方法,井然有序的管理生活,讓大腦淨空,把所有的代辦事項清單化,在使用工具前,我們先認識二個管理方法:豐田生產看板管理、GTD管理【4】。
 

豐田生產看板管理和GTD(Getting Thing Done)管理

看板管理(Kanban)是豐田著名的JIT(Just in time)即時生產管理方法的一個工具,用來控制生產流程。過去在商學院念書時,有聽過這個管理方法,但從來沒有想過可以用來管理自己的生活。到現在我也不驚訝,因為過去的讀書方法,都是死背!沒有了解真正的意義和應用。
 
從下面這張圖可以看到,看板管理其實就是代辦清單的進階版,在《使用神奇的奇妙清單,將生命浪費在美好的事物》一文中,我介紹了怎麼列出自己的清單和管理任務。看板管理則是更直接的進階版,提供了一個更直覺式拖曳的方式來管理每一項任務和代辦清單。
在圖片中我們可以看到有好多小卡片貼在每一個進行中(Ongoing)和已完成(Done)裡面。看板管理就是把你要做的任務、事項卡片化,詳細敘述該做什麼?其實就是GTD管理(Getting Thing Done),把事情做完。
 
所以看板管理重要的精隨就是用卡片的方式把下面三項事情,分類分好。
  1. 代辦
  2. 進行中
  3. 已完成
 
 
文章到這邊一頭霧水的你,現在教你該如何做?工欲善其事必先利其器,在雲端時代,就要善用雲端工具,介紹你一帖好藥-Trello看板工具
 
接著你就可以開始創建自己的看板,我這邊用閱讀計畫當例子。建立好看板後,
接著新建列表,新建列表請先使用GTD管理原則建立三個列表-代辦、進行中、已完成,我自己的閱讀計畫提供給各位參考,分成:
  • 可能購買的書:看過書評內容簡介,但是還沒有購買的書,或是還沒去圖書館借到的書,都可以歸類在這裡。
  • 閱讀中:已經購買或借到,正開始閱讀的,直接從可能購買的書放入。
  • Kindle閱讀中:若有使用電子閱讀器,可以再建立一個。
  • 已閱讀:已經閱讀完畢的書,同樣也從上一個清單將書名卡片拉過來。
  • 已製作筆記:看完書沒有筆記,我自己過一段時間就會忘記,這個清單適用有製作筆記習慣的人。
清單建立完成後,接著新建卡片-

建立卡片要掌握的原則:

  • 閱讀進度(代辦事項):用百分比的方式
  • 標籤(分類):我是設定要筆記的書
  • 到期日:設定目標
  • 描述:可以寫下書的大綱

 
接著就是開始按照設定目標進行,完成後把卡片拖曳到該有的位置。

 
這邊分享一個小秘訣,就是代辦清單,可以從不同的卡片複製過去。
就省去每一張書本的卡片還要重新建立一次的步驟。
 
接著你可以把目標計畫全部列出來,個人其實在之前是用清單管理的方式,列出目標。
清單可以把所有的代辦事項列出來,清單一多但在反而更難專注,因此我才尋找這個更好的視覺化工具-Trello,我想強調的不只是工具,工具只是幫助你理清存在腦內已久的代辦事項或是計畫,工具是輔助自己把抽象的概念寫出來。
 
計畫或代辦事項寫的在好,沒有執行的能力一切都是空談。最後,我們到底該怎麼學習專注?
 

最後,回到專注這件事

在本文一開始就分享專注的概念,使用Trllo看板管理工具是讓自己保持專注,而不是增加太多不該做的事情。但是腦子裡面有太多的想法,我們根本不知道該如何判斷哪些該做?哪些不該做?最好的方法就是把所有的想法全部寫下來,然後逐步刪去,最後選擇自己可以做出有成就的事情。
 
或許也不用把自己逼的太緊,只要專注在自己想要養成的習慣上,看板管理的工具和概念只是一個執行計畫的紀錄方式。或許你也可能想要創業,那麼看板管理,也可以幫助你擬定創業計畫,不再是抽象的計劃書,是實實在在可以進行的企劃。
 
Trello同時也是一個很好用的專案管理工具,可以新增團隊成員,去進行專案(看板)。關於專案管理工具的使用方式,可以上google搜尋到更多關於Trello的教學文章,這邊不再說明。
 
擬定好計畫,去蕪存菁之後,就是開始執行。執行的過程中,會培養自己專注的能力,朝著目標進行。學習專注之後,就會慢慢體會到進入心流的狀態。心流會讓你忽略身旁一切的噪音,簡而言之,就是關閉周遭的一切雜訊,非常非常非常專注在眼前的事物。
 
據說特斯拉創辦人馬斯克(Elon Musk)從小就會專注自己著迷的事物裡,不論是自學程式語言,改造玩具等。旁人叫他完全不會理會,也沒聽到,我想這就是心流的狀態【5】。人類的專注力跟肌肉一樣,久了不使用會退化,該如何培養自己進入心流狀態,必須做很多努力,嘗試去體會。
 
我目前覺得最好的培養方法就是先從跑步,或是打坐冥想開始練習。人類唯有在跑步和打坐的時候會把手機關掉,靜靜的在自己的世界注意呼吸調節。沒有運動習慣的人,可以嘗試打坐冥想練習。打坐冥想也有一個App《Inside Timer》可以幫助你學習專注。iOS下載點我Android下載點我。跑步的話,建議不要聽音樂,專注在眼前和自己的呼吸。學習專注要先養成習慣,關於習慣養成可以參閱《大腦無法抗拒的資訊上癮,該如何逃離?》這篇文章。
 
 
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資料來源:
1.In Conversation with Apple CEO Tim Cook- The Oxford Foundry Launch (20171011)
2.維基百科《心流理論》
4..維基百科《看板管理》《儘管去做》(GTD管理)
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