一次做一件事,做好也做滿

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現代人上班都相當忙碌,上班族要回e-mail、接電話、開會、寫企劃、作帳、報價、結案、寫code、畫流程圖、工程圖、數據分析等等。我們需要專注的任務太多,但能夠專注的時間很少,常常到了下班才發現。今天怎麼好像什麼也沒做好……這樣的進度又拖到隔天……這樣一整天下來,最重要的事情都沒做完。

Everyday, 每個人好像都是這樣在過……過久了,生活上會對自己厭煩的…那倒不如,我們就專心一次做好一件事情。但是大夥都會說:「每件事情都很急又很重要!又時常被各種會議、電話及email或同事走過打斷,到底該如何做好事情?過好每一天?」

先分享兩個研究結果:

“1.微軟研究院(Mircosoft research)進行的一項研究發現,嘗試一次專注於一個以上的優先事項,會讓生產率下降多達40%,這在認知上相當於熬夜。
2.惠普公司( Hewlet-IPackard)的研究發現,被電子郵件、電話或簡訊打斷的員工,智商會降低十分以上―這是吸食大麻影響的兩倍。”

另外,每一次工作被打斷要多久才能回復的研究結果是25分鐘

“根據University of California, Irvine的教授Gloria Mark和Humboldt University,Institute of Psychology的教授Daniela Gudith 和 Ulrich Klocke研究發現,企業職員在日常工作中平均每3分05秒就會被打斷一次,雖然有82%被打斷的工作,會在同一天完成,但需要23分鐘左右的時間重新進入原來的任務。*註1:Fast Company的KERMIT PATTISON訪談加州大學教授Gloria Mark。

有趣的是工作在打斷後,我們會花的時間和沒有被打斷大致上沒有什麼差別,但是我們會為了把被中斷的進度趕回來,感受大更大的壓力和沮喪。*註1:有興趣可以自行去看這篇研究”

上述多項的研究都顯示,一次進行多重任務(Multi-task),除了會變笨、生產力低落,還有壓力更大。為什麼我們還要多工呢??真的只要一次做好一件事就好。

分享一些我透過下面的三種方法,提高我的專注力與生產力:

  1. 整理工作空間,還有你的電腦桌面檔案。
  2. 善用早晨1小時的時間
  3. 一次專注完成一個優先事項 這三種方法具體該怎麼做,繼續往下閱讀。

*註1:Worker, Interrupted: The Cost of Task Switching, Fast Company, 2008,07.28.
*註2:The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, Gloria Mark, Daniela Gudith and Ulrich Klocke

整理環境為什麼很重要?

當你想要改變時,整理自己的環境,是最重要的第一件事。當自己工作空間、進行任務和學習的地方,乾淨整齊有足夠的空間,讓自己使用和發揮,自己的思緒才不會被牽著走,整理乾淨整齊的環境有助於我們專注。

當然有人就是可以在一片雜亂的環境中,維持高生產力。但畢竟是少數,對於多數人來說,我們都需要一個夠大的空間。 雜物越多、電腦桌面的檔案越多,就更容易讓我們分心,不經意的就去上網了。

整理電腦桌面和檔案,一直以來都是非常頭痛的事情,從來沒有任何一個電腦老師告訴我們該如何整理自己的檔案、還有檔案命名的規則。 整理房間的方式很多,就不在此多介紹。反而整理電腦檔案,比較少人探討。

分享下面八個Tips是我經歷多年使用Windows系統,整理電腦檔案系統,不斷改良的方式。

八個整理電腦的Tips,大幅提升生產力:

  1. 整理電腦檔案善用資料夾分類:資料夾善用「數字」+「關鍵字」命名,這樣的方式,可以把比較常使用的檔案數字最小,越少使用則數字越大。例如:「00廠商資料」(很常用)、「01行政表格」(第二常用)、「09交接資料」(很少用)。
  2. 檔案命名規則:建立檔案的年月日+關鍵字or+數量,這樣命名的好處是可以很整齊的依照時間排序,因為中文檔名的排序,總是讓人難以理解,所以建立好命名規則,很輕鬆就能列出使用過的檔案,採購/使用的數量等,不必再打開檔案了解。
  3. 完成1步驟,現在依照資料夾分類來歸檔專案,再把專案建立捷徑到桌面。如此一來打開電腦,就會提醒自己進行中的專案是什麼。
  4. 減少打開瀏覽器的分頁,一次專注瀏覽一個網頁,看完再關掉分頁。
  5. 電子郵件一定要設定標籤或規則(outlook)分類,善用標籤,為每一封信分類好信件夾。減少被不重要的email干擾。
  6. 每週五或一定時整理電腦桌面,將檔案依照分類好好歸檔,或是修改命名不好或是重新排列使用頻率較高的分類資料夾。
  7. 幫每一位有往來信件的人,建立通訊錄。可以節省每一次發信尋找聯絡人的時間
  8. 刪除1周內都沒有用到的桌面程式捷徑,只留下常用程式和專案資料夾的捷徑。

善用早晨/晚上的1個小時

每天早上剛進辦公室的第一個小時都是最重要的。第一個小時剛進辦公室,通常大部分的人都在吃早餐或瀏覽網頁,準備讓自己進入工作狀態,這段時間是最少會被打擾的時間。早上上工的第一個小時,自己的思緒清楚,適合用來設計、規劃、思考、閱讀、創作、寫程式、記帳、解題、數據分析等,處理比較複雜的任務,可以用來:

  1. 確認今天要完成最重要的優先事項有什麼?最多列出三個,寫在容易看得到的地方。
  2. 快速檢視每一個專案的進度,思考如何解決進度落後的專案問題。
  3. 確認好優先事項,就打開檔案,思考該如何有效率的執行。
  4. 回覆重要的email信件。 通常第一個小時之後,就開始進行一些比較例行性的作業。
    例如:回覆次重要的email、進行會議、打電話、搜尋資料、延續第一個小時要執行的專案。

    在第一個小時之後,辦公室的大家開始甦醒了,就會找彼此溝通或是詢問一些事項,此時比較容易被打斷。所以,第一個小時若沒有確認今天要完成什麼重要的優先事項,就會在不斷被打擾中渡過一天的時間。

晚上下班前的最後一個小時,也是非常重要的。通常要下班了或準備睡覺,也是比較少被打擾的時刻,因為大家都在準備做收工操,要馬上下班了。唯有部分,可能經歷一整天的會議或電話後,必須留下來加班把今日進度完成的可憐蟲外,我們該如何利用這一小時。

晚上下班前,我們可以:

  1. 檢視今天完成的優先事項有什麼?完成多少?
  2. 寫下明天要進行的任務和代辦事項。
  3. 檢查email信箱,回覆比較不重要的信件。
  4. 整理桌面檔案,保持工作空間整齊。

    善用每個人使用時間的特性,可以幫助自己大幅領先他人,有比較好的生產力。空間、時間都確認好,並無雜亂干擾之後,才是重頭戲的開始,惟有此時我們才能專注地一次只做一件事情。

一次專注一個優先事項

我們都妄想自己有無窮的生產力,所以很少檢視自己的生產力,也鮮少會去紀錄自己每天要做的事情。現代社會工作的常態,不論是什麼行業,同時間進行多項專案,或是一次服務多位客人,已是常態。我們不能拒絕工作上的專案,也不能拒絕每一位前來消費的客人。我們唯有減少自己的被干擾的時間和機會。 想要讓自己進入心流(flow)狀態*註3,排除工作上的干擾是必須的。

為此,當你認真要開始專注於一個優先事項時,若是用電腦就把所有其他的視窗,包含瀏覽器、通訊軟體、Outlook、Slack、Trello等軟體全部通通關閉,只留下一個你要進行優先事項任務的視窗。 和自己約定一次專注做好一件事的15分鐘內,不論受到任何干擾,除非是別人打電話、走到你旁邊找你之外,你都不能分心。
不能:

  1. 收email。
  2. 開瀏覽器搜尋。
  3. 閱讀未讀訊息
  4. 打開手機
  5. 看即時股票

    任何會讓自己分心的事,在這15分鐘內,都必須暫停。萬一,有電話響起、有人走過來找你,除非是需要時間思考和討論的任務,這時可以暫時中斷了原本的思緒,解決他的問題,和找你的人說話。

    若電話或是別人找你是需要時間和討論的事情,你只好認了或是跟他說,我現在暫時沒空,給我15分鐘的時間,晚點我們可以詳細討論。我想不論是誰,應該都可以諒解。 中斷的思緒,只要思緒不是經歷過於複雜的事情,被打斷會讓自己產生一些精神壓力,要把剛剛被打斷的時間追回來,反而生產力會比平常還要好。

一次專注一個優先事項最主要目的是讓自己減少干擾,干擾少了就更容易進入心流的狀態。進入心流狀態後,自己感覺時間似乎停止了,但實際時間會過得非常快速。自己原本解不開的東西或是問題,都會豁然開朗。 唯有少數人是可以同時專注兩件優先事項,又能夠進入心流狀態,我想不論是不是天才,想要多工進行任務,必需先訓練自己的專注力達到一個很高的境界,才有辦法完成多工任務又能兼顧品質。

*註3:心理學家米哈里契克森米哈賴(Mihaly Csikszentrnihalyi)及他 的「心流」(flow)理論當你全神貫注、深深地沉浸在工作中,時間彷彿靜止 了,你的心境會處在喜樂中,而且契克森米哈賴說:「你整個人投入其中,這時你的技能也發揮到極致」。


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