數位極簡生活:職場數位工具篇

 
先前在《數位極簡生活:社交軟體篇》文章中,告知所有社群帳號,該如何減輕負擔,減少使用手機時間,讓自己可以更專注於其他的地方。這次我想聊聊在工作中應用數位極簡的概念,畢竟人的一生工作時間占約3分之1的時間,節省分心時間就是賺到財富。
 
我們無可避免需要在工作上耗費那麼多時間,才能夠讓自己生存,每個人從出生開始唯一公平的就是有同樣的時間。我們想要做好工作,專注的能力就非常重要。專注可以讓我們在工作上增加效率和效益,想要專注同樣必須能夠篩選掉雜訊,讓自己更專注。
 
 
工作上,想要開始數位極簡生活,可以從下面三個步驟著手進行:
  1. 屏蔽通訊軟體的干擾
  2. 用一個好的數位生產力工具作為Hub中心
  3. 一次做好一件事,不要多工視窗
三個步驟看似簡單,但實際上會讓人很容易忽略,我認為能做好這三個步驟,工作執行力至少提升30%以上,只要你不懶惰。
 

通訊軟體方便,但也很干擾

MSN是我第一個在工作上使用的通訊軟體,通訊軟體提供很多便利,沒有時間限制,隨時和同事、夥伴做工作上的討論和溝通。隨著時代演進,老牌通訊軟體MSN和雅虎即時通都消失了,變成Skype, Line, Slack, Zoom, Whatapp, Wechat等通訊軟體崛起,也意味著現代人在工作上已從過去的電腦辦公室,轉變成行動辦公室的概念。行動的通訊軟體,也扮演著重要的溝通角色。
 
雖說通訊軟體的工作群組討論很方便,但無法聚焦與結論,用於工作上訊息的公布實際上不如一封正式email,可以交代清楚。流水式的訊息內容,就是有著這樣的缺點。
 
不論工作類型是不是在辦公室或是一般服務業,使用通訊軟體作為工作溝通是避免不了。想要專注於工作上,又必須時時緊盯手機通知,工作成效一定會大打折扣。這邊建議在需要專注工作的期間,可以直接關閉手機通知提醒,讓自己專注在工作上。真的有很要緊的事情,可以和同事或廠商溝通,用電話(一般服務業是對講機)直接溝通或是留下訊息,等有空時在回覆。
 
排除掉擾人的干擾,執行力會提升很多,這樣的方式等同於把能夠影響我工作的資訊,縮限到僅有電話,如此一來自己就能夠專注在眼前的任務上。把通訊軟體這類過多的資訊屏蔽掉,再來就是自我任務目標的管控。
 
因為我的工作必須大量使用email,過多的email信件往來,很常會佔據我大部分的時間,但email是我縮限到唯一一個作為正式和同事溝通的管道。
 
我使用outlook的標籤功能,每一封同事、廠商、主管發來詢問或是任務的email,我都使用🚩設定為待處裡與提醒,在我的Outlook待辦事項清單中,一個一個的去處理和解決,若是團隊溝通的任務目前我們公司是使用Trello 進行專案的管理和溝通,我個人的任務規劃,我全部統整到Notion筆記和紙本的子彈筆記。
 
限制溝通資訊管道降低干擾,減少溝通反而提高工作效率。
 

Notion筆記在手,就是我的全世界

數位生產力工具一直都是我擅用的,但有時候也會過多,太多生產力工具,會造成同步上的問題。我原先從2012年開始知道有Evernote,但當時我覺得寫筆記是一件很累人又麻煩的事情,所以完全沒有使用Evernote,我只有申請帳號,至於要如何使用Evernote筆記,我完全不知道,也沒有深入研究。
 
在大量使用Evernote之前,我陸續使用Wunder List奇妙清單、Trello, Google Task, Keep, Gmail. Google Calendar, Reminder, Dropbox等各種數位生產力工具。這中間歷經很多事情,也輾轉換了很多產業,從行銷企劃、業務到產品經理等。
 
2017年我開始使用Evernote,花了不少時間把所有分散在各個數位生產力工具的內容,全部轉移到Evernote上面,並且開始使用Evernote作為我的生產力Hub中心。Evernote曾經是我的第二個大腦,把所有的目標、任務、清單、規劃…等,都使用Evetnote做管理。但現在Evernote已經不敷我使用,包含他一直遲遲沒有更新更好的結構(僅有兩層架構)。
 
我在2019年開始移轉至Notion筆記,Notion已經做為我的知識管理、目標管理、任務管理、工作、個人Wiki百科。我持續不間斷地調整,我不喜歡過於複雜,喜歡極簡單下面是我的筆記本歸類方法,這邊也大方公開。詳見:用Notion筆記做自己的子彈筆記Evernote掰~我轉移到Notion筆記了!
 
當然,若你有更好的方法,不論是留言或是用Line, Messenger都歡迎和我聊聊。
Home Page筆記-最常用的筆記
  • 年度管理筆記本
    • Bullet Journal 子彈筆記本紀錄今年目標的系統
  • Goal目標管理
    • 子彈筆記的集合(collection)有財務目標、閱讀清單、馬拉松紀錄清單、考證照清單、購物清單、登山清單等。
  • Blog文章管理
    • 飛行的Jack-Blog 文章主題規劃和文章管理
    • 飛人町-用GTD任務清單,管理飛行傘技術和裝備網站
  • 工作的RoadMap(直接使用Notion官方的Task範本)
  • Daily note
    • 旅遊規劃
    • 英文名句
    • 生活好句子
    • 重要的靈感
    • 不重要的資訊但可能會用到
  • Personal note
    • 通訊錄
    • 股票投資統計(之後在介紹)
    • 人生總收入(之後在介紹)
       

Theory & Veritas筆記-個人知識wiki

  • Theory & Veritas
    • 社會科學(心理學、經濟學、管理學等基礎理論和原則)
    • 電腦科學(Linux, 硬體, 軟體編程學習紀錄和筆記)
    • 物理科學(量子物理、一般物理學)
    • 海盜史
  • Study Note
    • 閱讀筆記
    • 網頁擷取(可將pocket匯入)

       
  • CrossFit
    • CrossFit Level 1證照準備筆記
    • CrossFit運動訓練方法的筆記
 
以上是分類的Notion筆記,但最重要是在職場上怎麼使用Notion筆記
 
Notion筆記RoadMap任務控制中心
 
工作上其實很簡單,分成四個區塊:
  1. 沒有被啟動的任務
  2. 啟動的任務
  3. 進行中的任務
  4. 完成的任務
工作上該如何用Notion筆記,會在另外一個篇幅去介紹,詳見:Notion筆記的Roadmap。
開始使用數位筆記app,也是發現隨著目標(年紀)增加,自己腦中的記憶體越來越不足,加上儲存的資訊過於雜亂,資訊分散在各種不同的app、服務,我突然覺得是容器化(笑)的時候了。
 
數位極簡生活應用於工作和個人任務上,即是只用一個Notion筆記本蒐集各種不同層面的資訊和管理目標、紀錄我所有的歷程、規劃未來,把數十種工具簡化到只有一個。
我不要google行事曆,不要用其他清單軟體,整合雲端硬碟到Notion,不要用Trello管理任務,盡可能減少自己使用的數位生產力工具,即是數位極簡工作的概念了。
 
想辦法把數位極簡生活概念,應用於工作任務,要秉持著一個方向「專注」,才有辦法一項一項地把待辦事項完成,這關鍵在於一次做好一次件事情,一次一件也意味著可以做到80分以上的成果。
 

一次聚焦做好一件事,其實不容易

現代社會和過去不同的地方在於,資訊取得太容易了,資訊是非常氾濫的,我們的注意力總是被分散的。我們能夠專注的時間,越來越短,TED演講者的時間長度設定18分鐘,因為人們能夠專注接收一個想法、內容的時間長度最好是18分鐘。現在我們能夠坐下來靜靜看書,一次超過18分鐘我想都不是一件容易的事情。我們最容易專注做到的事情,就是滑手機、玩手遊、瀏覽網路、看電影之類的。
 
一次做好一件事情,其實很不容易,除了容易受到通訊軟體干擾之外,我們會同時想做很多事情,想在一個上午或下午,把代辦事項清空。工作電腦上面的視窗會越開越多,偶爾通訊軟體再來干擾一下。工作一天之中,被打斷地注意力的時間越來越多,集中專注力的時間越來越少。
 
若是一般服務業,會想同時間做好很多事情,比如餐廳服務生會想著收盤子一趟路,同時要拿水杯跟其他東西,節省時間。實際上,很有可能再走回去的路上打破盤子或是杯子。
 
我其實比較推崇一次專注做好一件事,不喜歡多工,多工會造成達成率降低。假設我一次做好一件事情,可以做到80%的水準。但是我同時做兩件事,我的水準就變成70%,甚至是65%。另外,很有機會會有錯誤,但我又不自覺。
 
想了解專注於一件事的好處,詳見:一次做好一件事,做好也做滿
 
多工其實會造成效率低落,因為人腦思考本來就遵循著一個固定的模式,若強迫自己要同時遵循兩個以上麼模式,要長時間的大量訓練,才有機會。
 
打個比方,就像兩隻手要同時運球一樣。你可以用左手運球,也可以用右手運球,你專注力可以集中在一隻手上面。若要同時兩隻手都運球,那你的注意力會被分散到兩隻手,沒有一直訓練自己用兩隻手運球的人,很快就會把球運出界了。
 
 
 
總結以上,我們知道既然一次只能做好一件事、資訊過多會干擾我們、善用數位工具Notion筆記來提升生產力,那麼我們該如何選擇那件重要的事情?答案就在當你把要做的事情和目標全部寫下來後,你就知道了。
 
簡化要做重要的事,但不是簡單化去便宜行事。我覺得要把工作做好,其實就是一種工匠精神,把一件事做到極致完美,那就是工匠的技藝,值得人去尊敬。
 
在日本很常可以見到類似的專業職人,無論是廁所清潔或是壽司師傅都是。身為一個能夠創造出個人價值的專業職人,你就能得金錢和工作的附加價值。
 
數位極簡生活:職場數位工具篇,分享給每一位在追求工匠精神之路的職人們!不論是什麼類型工作,我們都該做好工作上的數位極簡。
 
 

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