溝通的藝術-透過簡報去溝通,說一個有趣的故事

圖片來源:http://wisdomtales.org/wpress/2014/02/06/the-power-of-storytelling/
 
不論各行各業中舉凡會議、訓練、演講、募資、課程,都大量的使用簡報,做為輔助工具。讓自己可以有效率的和對方溝通。所謂的溝通,我認為很簡單,就是把自己腦袋裏的想法透過演說,塞進聽眾的腦袋裏,並且讓聽眾理解,你在想什麼、講什麼。
 
簡報是一個重要的工具,主角是你自己。若想要講好一個演講,使用簡報就像投籃🏀的左手一樣,只是輔助,不能喧賓奪主。一定要讓聽眾將焦點放在自己身上,而不是簡報檔。若是一直對稿念簡報檔,乾脆就把簡報檔寄給聽眾,回家好好閱讀就好。
 
自身在工作上,常常需要訓練和提案,因此在簡報製作上,可以稍微分享一些心得。我不是什麼很厲害的演講者,但至少還是能夠清楚表達我腦袋裡面的東西,並且希望聽眾可以吸收。或是在開會時,可以讓同仁清晰了解我要表達的內容。
 
關於演說的技巧需要更多的篇幅去闡述,先試著在簡報製作上,提供三個方向。
  1. 簡報的類型有幾種?
  2. 什麼是好的簡報?
  3. 該如何做好一個簡報?
 

說故事給不同的人聽

 

對象很重要,再製作簡報前,一定要先搞清楚這份簡報是要對誰講的?地點和場合也非常重要。只有確認對象是誰,才能知道如何說給他聽。簡報則是妳控制時間的關鍵,好的演講對應不同的對象,與觀眾有更多互動,才是一場很好的演講。假如今天妳被邀請到國小演講要妳分享夢想是什麼,那麼內容就不能太過深澳,妳必須去了解現在小朋友喜歡什麼,把這元素加入再整個演說裡面,跟台下的小朋友互動,把小朋友喜歡的元素與妳要演講的主題結合在一起,一種類似混搭的概念,就可以創造出新的演說風格和內容。
 
我自己區分不同對象的方式是用:
  1. 年齡層:帶入不同年齡層感興趣的議題。例如:18歲以下就要帶入他們最喜歡的話題,25歲以上就要帶入最關心的議題或內容。
  2. 人數或場合:人數越多,講話的節奏要掌握好,因為你必須時時確認觀眾都有跟上你的演說。
  3. 職業或經驗背景:若能知道聽眾的背景,可以加速你要講的重點和內容,若沒有也沒關係,就當對零經驗的人講。越簡單越好,簡單的程度就是講給你阿嬤或3歲小孩也聽得懂的內容。
  4. 演說的性質,大致分成五種:
  • 產品發表會:這是目前商業上最常見的演講,做為產品/服務展示用,針對產品/服務的優點和特性,自蘋果開始WWDC大會後,其他科技公司(Nvidia, Tesla, mi, Adobe)也紛紛用這樣的方式發表產品,抑或受到媒體關注與報導。
  • 教育訓練:多數組織會採用的訓練方式,通常是短時數的內容,直奔一個主題或技術,用在內部或外部組織溝通產品、服務、工具或技術。
  • 學術發表會:學術論文、期刊、演討會發表使用,教育機構、研究單位、組織發表研究成果的類型。
  • 商業談判:應用在組織與組織之間,進行併購、採購、銷售等內容,目的在於希望對方買單或創造雙方的利益。
  • 課程簡報:老師對學生上課程時的簡報,多數為長時數的演說內容,希望傳遞知識,觀念或技術給學生。
  • 政策or政見發表:政府或候選人對社會大眾發表政績,或是未來政府目標的內容,通常很少可見到政府單位可以將這演說做到很好的。
準備一場演說,可以依據上面的類型準備簡報內容。至於時間長度,建議每一個主題壓縮在20~30分鐘以內,留下約10~20分鐘的QA時間。TED演講長度標準是18分鐘,大致上每一場TED演講的模式都是開頭(起) 3分鐘, 鋪陳(承)3分鐘,轉折(轉)3分鐘,再鋪陳3分鐘,再轉折+結論(合)6分鐘,於是一場吸引人注意力,讓聽眾全神貫注的演講,就這樣誕生了。
 
所以,當有人要求你演講的時候,你必須確定聽眾人數、年齡層、聽眾背景、性質是什麼?時間有多久?接著,確認好這些資訊後,在來開始準備簡報內容。做好一個聽眾的身家調查是非常基本的功夫,這點不論在東西方都是一樣的。知道面對的聽眾是誰?接著就要準備演說(故事)的內容了。
 
 

你要怎麼說好一個故事內容?


圖片來源:http://www.fansshare.com/community/uploads127/28169/paleo_indian_rituals/

在知道怎麼說故事之前,我們先了解一份好簡報製作有哪些原則:
  1. 每一個slide不超過20個字元,若怎麼刪都超過就直接在加一個slide
  2. 每一個slide不超過2種顏色
  3. 每一個slide字體不能小於28
  4. 一個slide討論的一件事
  5. 整個簡報討論的內容議題不超過3個。
  6. 人類訊息吸收順序:影像>圖片>文字
好簡報的原則,限制這麼多的原因在於人類的吸收能力有限。比較好的講話速度大概是1秒鐘3-4個字,也就是1分鐘最多可以講到180~240字。但一個人講這麼快,真的可以聽懂嗎?尤其是在一對多演講的時候,希望台下的聽眾能聽得懂你的內容,建議在240字以內。因為你還要加上聲音的表情,要有抑揚頓挫,不能像念稿一樣,讓人昏昏睡去。
 
要如何做好的一個故事的內容,在於你的故事結構是十分完整的,且符合邏輯順序。
為什麼簡報的內容議題不能超過3個?
 
人類短期記憶有限,若用故事的方式記憶,比較容易記住。使用說故事的方式,可以很輕鬆的用簡報的主題去貫穿,聽眾才會有連慣性和結構去記憶,這樣才不會文不對題。演講者也能避免演說的內容飄走了,拉不回來
 
還記得TED演講的結構嗎?大部份的演講者會在每個議題的中間用跟演講有關的技巧去串接,通常很多演說者的做法是用親身經驗的小故事、朋友、聽來的故事、現場演示問問題或是笑話,刺激聽眾的注意力。
現在相信你對演講的類型和結構很有心得了,接下來就是如何規劃內容。
 
 

製作故事的順序,該如何從頭規劃簡報

做一份簡報,最困難的就是開頭。從開始製作簡報,必須先決定好主題,主題確認後,開始構思和聽眾溝中的三個重點。這三個重點就是骨幹,有骨幹之後,就容易多了。
 
說一個好的故事,必須要開始要帶入一個讓人有興趣的內容,最好就是一開始直接切入主題,告訴聽眾你想要說什麼。現代人比較沒有耐心,若開頭不吸引人,後面的演講就很難繼續下去。通常每一個演講者,都會用故事做開頭,接著用這個故事說明你要講的重點。有點像看偵探小說,開始先建立一個懸疑讓人產生疑問的故事,接著留一些線索,讓聽眾隨著你的節奏繼續往下聽。好的故事必須每個階段都留下一點線索,可以繼續延續下一個故事。不論是多枯燥乏味的內容,只要有一個很好的說故事方式,都能夠變成一個好的演講。
 
舉個例子:若你想要介紹一本書:人類大歷史:從野獸到扮演上帝
 
開頭:現代人類過的沒有比史前人類還要爽!史前的人類是一個沒什麼特別的動物,沒什麼特別能力沒有比較聰明,力氣最弱瘦瘦乾巴巴,任何一種肉食性動物都可以輕鬆秒殺人類。但人類卻只是很愛八卦,講人家的是非,就跟你我一樣。最後卻統治了世界?為什麼?
重點1:智人某一天突然很愛講話?
重點2:本來有兩種人類:智人和尼安德塔人。
重點3:農業革命和科學革命讓我們活得更像奴隸。
結論:從智人最後延長了壽命,會不會變成神人?
 
從上述的例子,相信每個人類若有心想要了解自己為什麼工作這麼累,相信都會有興趣繼續往下聽,接著每一個重點都在鋪陳和銜接到主題。
不敢說我的演講有多厲害,但至少每次我在上台之後,都可以用我的觀點給台下的聽眾新的見解和想法。
 
 放個自己做的簡報,比較有說服力一點。
 

 
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